政府共通の記録制度は、現職と元職員しか覆っていなかった ― 研修に関わる外部の人のための記録制度を新設（2026年9月）

1覆われていない人がいた

政府機関が個人に関する記録を検索できる形で持つときは、その記録の制度を官報で公示しなければなりません。同じ種類の記録は政府全体で共通の制度にまとめられていることがあり、人事に関する記録もその一つです。ところが、その共通の制度が対象としているのは、現職と元職の連邦職員だけでした。研修という活動には、それ以外の人が数多く関わります。契約業者、ボランティア、実習生、交付先。

さらに外部から招かれた講師、連携する法執行機関の職員、一般市民、報道関係者。これらの人の記録は、共通の制度の外側にありました。

2誰の記録が含まれるのか

新しい制度が覆うのは、研修に関わったという事実とその周辺の情報です。氏名と連絡先、いつ何を受けたか、どんな意見を述べたか。一つひとつは軽く見えますが、誰がどの研修に参加したかという記録は、その人の職務や関心を示す情報でもあります。だから制度として公示し、外から見えるようにする必要があります。

327の省庁が、同じ手続きを踏む

この主題の記録は、2026年9月4日時点で当サイトが保持する7,023件のうち1.3%にすぎません。しかし筆頭に立つ省庁は27を数えます。扱う分野がまったく違う省庁が、同じ法律のもとで、同じ形式の告示を出しているということです。74巡目に見たとおり、省庁ごとに官報へ出す文書の型は大きく違いますが、この手続きだけは共通しています。

4情報の多くは、本人が出している

この公示で目を引くのは、記録の多くが本人から提供されると明記されている点です。研修に申し込み、受講し、意見を書く。その一連の行為が、そのまま記録になります。自分が提供した情報が、どの制度のもとで、どんな目的で保持され、誰に開示されうるのか。それを知る手がかりが、この形式の告示です。本連載では、8つの省庁の記録制度を順に見ていきます。